Vacature: Administrateur HBO

Als Portefeuille Administrateur ben jij (mede)verantwoordelijk voor een zorgvuldige, betrouwbare en bijgewerkte financiële beheeradministratie. Niet zomaar een beheeradministratie, maar die van financiële stromen rondom vastgoed van klanten (van woningen tot winkels, kantoren, zorginstellingen en zelfs een voetbalstadion) verspreid over het hele land. Jij controleert de ingevoerde gegevens, draagt zorg voor juiste en tijdige rapportages en analyses en stelt de servicekostenafrekening op voor zowel de klant als de interne organisatie. Voor de afrekeningen op maand, kwartaal en halfjaarlijkse basis draag je zowel zorg voor het opstellen als het doornemen ervan met de klant. Bovendien draag je proactief bij aan het verbeteren van de financiële processen.

Samen met een collega van de financiële administratie maak je onderdeel uit van een Klant Serviceteam, waarbij je gezamenlijk een groep klanten maximaal ondersteunt en ontzorgt op het gebied van zijn/haar vastgoedbeheer. Je legt eindverantwoording af aan de Coördinator financiële administratie, maar belangrijker nog: aan je collega’s binnen de financiële administratie en je Klant Serviceteam. Welke taken nog meer tot jouw werkzaamheden behoren?

- Functioneel afstemmen van de werkzaamheden met het administratieve team;

- Controles op boekingen, contractinvoer, prolongaties, in- en excasso bestanden en compleetheid van doorbelastingen aan opdrachtgevers. Ook voer je de correctieboekingen uit;

- Uitvoeren van de maandverantwoordingen (huurafrekening, maandafsluiting) en controle op de maandverantwoording van je collega’s;

- Verwerken van niet-standaard huurverhogingen en prolongaties;

- BTW- en VPB-aangiftes;

- Als Portefeuille Administrateur heb je regelmatig contact met opdrachtgevers, klanten en je collega’s van jouw Klant Serviceteam. Deze contacten dienen met de nodige tact, conflictbeheersing en overtuigingskracht te verlopen. Ook werk je minimaal tweewekelijks op de standplaats van jouw Klant Serviceteam.

Dat kostenbewustzijn belangrijk is voor deze functie, hoeven we jou niet meer te vertellen. Je bent enorm kwaliteitsgericht en bewust van het belang van kwaliteit van werkwijzen, producten en diensten. Hieraan zal je nooit concessies doen, want kwaliteit komt boven kwantiteit. Door jouw accuraatheid worden fouten voorkomen. Sterker nog: bij jou kruipen er ook geen slordigheden in doordat je met uiterste precisie aandacht besteedt aan alle details van de uitvoering van taken. Door jouw stressbestendigheid kunnen wij erop vertrouwen dat presteren onder druk voor jou geen probleem is. Doordat plannen en organiseren jou op het lijf is geschreven, zorg je altijd voor tijdige rapportages en analyses. Voor het opstellen van deze rapportages en het interne en externe contact is het niet alleen essentieel dat je communicatief vaardig bent (zowel in woord als geschrift), maar ook collegiaal. Je bent in staat om samen met je collega’s te streven naar het beste resultaat.

We geloven erin dat we jou alles kunnen leren om succesvol te worden binnen onze organisatie. Wel zijn er een aantal eisen waaraan je moet voldoen. Zo is de voor deze functie vereiste kennis gelijkwaardig aan HBO werk- en denkniveau. We vinden het belangrijk dat je al enige werkervaring hebt opgedaan (3-5 jaar), met voorkeur in een vastgoedomgeving. Voorts is het belangrijk dat je kennis hebt van besturingssysteem Windows365 en kunt omgaan met MS Office. Ervaring met vastgoedbeheersoftware Bloxs, Informant of Yardi is wenselijk. Tot slot is ervaring met vastgoedbeheer-, grootboek-, projectenadministratie en -verantwoording een grote pre.

Aangezien de functie een brede rol is, geloven wij dat wij jou alles kunnen leren om succesvol te worden binnen onze organisatie. Omdat het geen reguliere “klantenservice” functie betreft, zijn er een aantal eisen waar je aan moet voldoen. Zo beschik je minimaal over een mbo- niveau 4 diploma en enige werkervaring óf heb je kortgeleden je hbo-diploma behaald.

Verder is het essentieel voor het uitvoeren van de functie dat je communicatief vaardig bent. Dit houdt in dat je de Nederlandse taal (ABN) mondeling en schriftelijk beheerst, telefonische vaardigheden hebt en goed kunt luisteren. Daarnaast weet je van aanpakken, ben je servicegericht en een echte teamspeler. Ook werk je accuraat en beschik je over de nodige tact, conflictbeheersing en overtuigingskracht.

Binnen Vastestate stimuleren en faciliteren we doorgroeimogelijkheden, omdat we persoonlijke ontwikkeling en uitdaging belangrijk vinden. Vanuit deze functie kun je uiteindelijk doorgroeien naar een functie met een technisch of commercieel profiel, zoals Medewerker Technisch Beheer of Medewerker Vastgoedmanagement.

- Dienstverband van 32-40 uur;

- 26 vakantiedagen bij fulltime dienstverband (40 uur);

- Goed salaris dat mede afhankelijk is van jouw kennis en ervaring;

- Vakantiegeld

- Een pensioenregeling waarbij Vastestate jouw premie betaald (een 13e maand regeling);

- Mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve zorgverzekering;

- Laptop;

- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en vrijheid om werkzaamheden uit te voeren. Sterker nog: dit wordt aangemoedigd;

- Uitdagende en afwisselende baan bij een snelgroeiende vastgoedmanagement- organisatie waarbij alle medewerkers in het bedrijf gelijk zijn en waar de nadruk ligt op samenwerken;

- Een plek binnen een meer dan bevlogen team in een professionele werkomgeving;

- Een fijne werkplek in ons gave kantoor in de haven van Rotterdam Victoriapark; Teammeetings/ borrels, uitjes, teambuildingsessies, buddy- en coaching programma.